Відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон) у 2011 році створений Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Державний реєстр) – організаційно-технічна система, призначена для накопичення, зберігання та використання інформації про збір та ведення обліку єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, його платників та застрахованих осіб, що складається з реєстру страхувальників та реєстру застрахованих осіб.

Реєстр застрахованих осіб – автоматизований банк відомостей, створений для ведення єдиного обліку фізичних осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню відповідно до закону.

Реєстр застрахованих осіб складається з електронних облікових карток застрахованих осіб, до яких включаються відомості про застрахованих осіб, інформація про набуття прав на одержання страхових виплат за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування та інформація про виплати за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Реєстр застрахованих осіб формує та веде Пенсійний фонд, користувачами цього реєстру є органи доходів і зборів та фонди загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Персоніфіковані відомості про заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, на яку нараховано і з якої сплачено страхові внески, та інші відомості подаються до Пенсійного фонду роботодавцями, підприємствами, установами, організаціями, військовими частинами та органами, які виплачують грошове забезпечення, допомогу та компенсацію відповідно до законодавства.

Відомості про фізичних осіб – підприємців та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, подаються безпосередньо зазначеними особами.

Порядок та строки подання відомостей, зазначених в абзацах першому і другому цієї частини, встановлюються Пенсійним фондом за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах трудових відносин, соціального захисту населення.

На кожну застраховану особу заводиться персональна електронна облікова картка, до якої включаються такі відомості:

1) умовно-постійна частина картки:

  • унікальний номер електронної облікової картки;
  • номер посвідчення застрахованої особи;
  • прізвище, ім’я та по батькові на момент створення електронної облікової картки;
  • прізвище, ім’я та по батькові на поточний момент;
  • дата народження;
  • стать;
  • унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки;
  • громадянство;
  • номер телефону (за згодою);
  • відмітка про смерть;

2) частина картки, що відображає загальний страховий стаж, заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), розмір сплаченого єдиного внеску та інші дані, необхідні для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування:

  • ідентифікаційний номер платника (крім осіб, які через релігійні або інші переконання відмовилися від ідентифікаційного номера);
  • рік, за який внесено відомості;
  • розмір єдиного внеску за відповідний місяць;
  • сума сплаченого єдиного внеску за відповідний місяць;
  • професійна назва роботи;
  • посада;
  • дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;
  • сума виплат (доходу), з якої сплачено страхові внески за відповідний місяць;
  • сума призначеної пенсії;
  • кількість відпрацьованих застрахованою особою календарних днів (годин) за відповідний місяць;
  • інша інформація, необхідна для обчислення та призначення страхових виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;
  • інформація про страхові випадки:
  • дата страхового випадку;
  • вид страхового випадку;

3) частина картки, що відображає здійснення виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування:

  • вид страхової виплати;
  • вид соціальної пільги;
  • вид соціальної виплати;
  • дата, з якої призначено виплату;
  • дата початку та закінчення виплати (пільги);
  • сума виплати (помісячні суми виплати);
  • індексація страхової виплати.

Одним із джерел наповнення Реєстру застрахованих осіб є звітність страхувальників про нарахування страхових внесків та інформація про сплату страхових внесків.

Персоніфіковані відомості, включені до персональної електронної облікової картки застрахованої особи, зберігаються в Пенсійному фонді протягом усього життя особи, а після її смерті – протягом 75 років на паперових та/або електронних носіях за наявності засобів, що гарантують ідентичність паперового та електронного документів.

Відомості про страховий стаж та заробітну плату (дохід, грошове забезпечення), розмір сплаченого єдиного внеску та інші дані, що містяться в реєстрі застрахованих осіб, використовуються для обчислення та призначення страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням.

Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування затверджене постановою правління Пенсійного фонду України від 18.06.2014 № 10-1, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 08.07.2014 за № 785/25562 визначає порядок формування реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – реєстр застрахованих осіб) з метою забезпечення ведення єдиного обліку застрахованих осіб у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування та їх ідентифікації, накопичення, зберігання та автоматизованої обробки інформації про сплату платниками єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та про набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат та порядок надання інформації з Реєстру застрахованих осіб.