ВІСНИК

Спілкування у месенджерах

Безперечно, технологічні можливості, які пропонують месенджери, при діловому спілкуванні мають свої переваги, проте і недоліки у такій формі комунікації теж існують. Тому перш ніж розпочати ділову переписку у месенджері, зважте усі «плюси» і «мінуси».

Ділове спілкування у месенджерах можна вести двома способами:
  створити чат, тобто залучити до обговорення певного робочого питання широке коло осіб і повідомити інформацію одразу кільком колегам;
• спілкуватися індивідуально.
Щоб спілкування було результативним і безконфліктним, скористайтеся порадами.

Пишіть по темі

Насамперед повідомлення має бути змістовним і зрозумілим. Думку формулюйте лаконічно і чітко, бо у месенджері довге повідомлення видається дивним і недоречним. І якщо є така можливість, варто зазначити тему переписки.
Водночас не використовуйте абревіатури, якщо вони не широко відомі (НАТО, ООН тощо). По-перше, не всі звикли користуватися ними, особливо якщо це вузьке поняття. По-друге, слова на кшталт «дяк» і «lol» зроблять переписку неформальною. А ще постійні скорочення ускладнять читання повідомлення.
Коли обговорюєте ті чи інші питання у чаті, не відхиляйтеся від теми, намагайтеся комунікувати лише із заявленої проблеми. Це дасть змогу зосередитися на певному питанні, успішно розв’язати його та заощадити час.

Стежте за тоном повідомлень

Досить часто за спілкування у месенджерах ми часто забуваємо, що співрозмовник не бачить нас, не чує голосу (на відміну від спілкування по телефону) і може інтерпретувати фразу не так, як ви планували, а вкласти в неї свої емоції і свій настрій. Підтвердили це й учені. У Нью-Йоркському університеті провели відповідний експеримент, і він показав, що лише в 56% випадків при переписці люди визначають закладену в повідомленні емоцію.

Переваги Недоліки
Оперативність у спілкуванні, вирішенні робочих питань Щоб бути на зв’язку постійно, потрібне підключення до інтернету
Прочитавши повідомлення, можна як відповісти на нього одразу так і відтермінувати відповідь Є шанс отримати повідомлення в неробочий час
Користуватися месенджерами можна безоплатно Співрозмовники можуть використовувати месенджери, щоб установити дружні контакти замість робочих
Можна обирати, на яке конкретно повідомлення відповідати Деякі месенджери не зберігають історію переписки. Потрібно робити резервування вручну
Можна працювати на будь-якому софті (Android, iOS, Windows) Регулярно приходять спам і реклама, які заважають роботі


Тому у месенджерах іноді доречно використовувати смайли й емодзі, щоб передати інтонацію. Проте зловживати ними не варто, особливо якщо ваш співрозмовник не використовує їх зовсім. А ще смали зайві, коли ви пишете колегам уперше. Це може виглядати легковажно і несерйозно. І все ж іноді емоційна картинка зовсім не завадить, аби підкреслити тон, яким ви хочете виголосити певний текст.
Месенджер месенджером, але це не означає, що зі своїм босом тут можна спілкуватися так само, як з мамою або друзями. Щоб було зручніше, якщо є можливість, розподіліть месенджери за типом спілкування: до прикладу, Telegram – для розваг, а Viber – для робочих повідомлень.

Без негативу

Експерти вважають, що негативу під час спілування у месенджерах взагалі не повинно бути. На думку експерта з бізнес-етикету Жаклін Уітмор, будь-яка критика може відбуватися лише під час живої розмови – міміка та інтонації допоможуть пом’якшити її, не образити співрозмовника. Автор книги «Основи бізнес-етикету» Барбара Патчер дотримується такої самої думки та стверджує, що через месенджери варто передавати лише хороші чи нейтральні новини, а от погані – лише у особистій розмові.
Ще один важливий нюанс: виявляйте однакову повагу до всіх, з ким спілкуєтесь. Дотримуйтесь нейтралітету, зберігайте дистанцію, не допускайте неконстуктивної критики та не переходьте на «ти».

«Підігруйте» співрозмовнику

Двох-трьох повідомлень співрозмовника достатньо, щоб зрозуміти його стиль і налаштуватися на нього. «Ви завжди маєте підлаштовувати свій стиль спілкування під інших людей», – каже Барбара Патчер. Це дасть змогу порозумітися і полегшить бесіду.
Наприклад, якщо ваш співрозмовник застосовує розмовний стиль і надсилає у повідомленнях думки, щойно вони з’являються у його голові, то можете спілкуватися так само. Але якщо ви надсилатимете кожне речення окремим повідомленням людині, яка викладає суть питання в одному повідомленні, то роздратуєте її.

Стежте за оформленням повідомлень

Дотримуйтеся правил орфографії та пунктуації. Не пишіть речення великими літерами. Читач підсвідомо сприйматиме такі речення, як крик. А от користуватися питальними реченнями у месенджерах навіть дуже рекомендується: ставте питання, використовуйте знаки питання. Це, принаймні, приверне увагу співрозмовника до повідомлення та посприяє тому, що вам пояснять, що від вас вимагається.

Зверніть увагу!
Перевіряйте Т9! Автозаміна допоможе уникнути грубих орфографічних помилок, але іноді вона працює проти вас. Якщо замість слова «продуктолог» ви відправите «проктолог», одержувач не одразу зрозуміє сенс. А ті, у кого ще й кепсько з почуттям гумору, можуть образитись. Не забувайте перед відправленням повідомлення перечитувати його, щоб не потрапити в халепу.

Визначте тривалість спілкування

Можливість написати або відповісти будь-якої миті – головна перевага спілкування у месенджерах. Але навіть у месенджері ніхто не зобов’язаний реагувати відразу. Поки співрозмовник ваше повідомлення не прочитав, «смикати» його не варто.
Також не бажано писати у неробочий час. Звісно, якщо тільки не йдеться про питання надзвичайної ваги. Загалом можна встановити, скільки часу потрібно витрачати на спілкування в месенджерах і в який період дня. Можна встановити у робочій групі правило: писати, наприклад, не раніше 8:30 і не пізніше 21:00.

Важливо
Фахівці з ділового етикету сформулювали такі основні правила спілкування в месенджерах:
>  10 раз пояснити навіть те, що здається простим.
Тотальна ввічливість.
>  Терпіння і витримка.

Не ухвалюйте серйозних рішень

У месенджерах обговорюйте робочі питання, але не ухвалюйте серйозні рішення. Для цього ліпше проводити зустрічі, наради, переговори.
Якщо певної згоди під час спілкування у месенджерах таки досягнуто, продублюйте ухвалене рішення на електронну пошту. Це дасть змогу переконатися, що ви зрозуміли зі співрозмовником одне одного правильно.
Також не варто покладатися на месенджери, якщо потрібно скасувати зустріч чи розв’язати термінову справу: людина не завжди встигає відреагувати на повідомлення. Ліпше їй зателефонуйте.

Економте час

Якщо вам у повідомленні надійшла нецікава пропозиція від незнайомої людини, ви можете прочитати її та не відреагувати на повідомлення. Відмітка «прочитав» – знак того, що ви побачили повідомлення. Тому вас не повинні, як в електронній пошті, завалювати листами із запитаннями, чи отримали ви повідомлення.

Зверніть увагу!
Такі реквізити листа, як звернення, підпис, вираз «з повагою» в месенджерах не використовуються, – вони не несуть смислового навантаження, якщо спілкування з людиною відбувається постійно.

Не відправляйте пусте «Дякую»

Коли ви закінчуєте переписку, то не відправляйте повідомлення просто, щоб сказати «Спасибі». Одержувач, побачивши, що прийшло нове повідомлення, думає, що ви щось додали до розмови, а замість цього бачить одне «спасибі», це може дратувати. Замість цього краще додайте «Дякую» в останнє своє повідомлення.

Важливо
Популярною сьогодні є така функція месенджерів, як «Голосове повідомлення». Проте у діловому спілкуванні користуватися нею треба дуже обережно. Точно не варто записувати голосове повідомлення:
>  людині, з якою ви спілкуватиметеся вперше;
>  колегам і начальству, якщо обговорюване питання стосується роботи;
>  коли збираєтеся передати важливу інформацію, яка потребує термінової реакції – у співрозмовника не завжди може бути можливість прослухати голосове повідомлення;
>  якщо ви отримали текстове повідомлення, то не варто відповідати на нього голосовим.

Вітайте правильно

Порушенням етикету спілкування також вважається надсилання однієї й тієї само вітальної листівки всім контактам у телефонній книзі. Краще надіслати вітання меншій кількості колег, але до кожного виявити індивідуальний підхід.
Проте є й такий вихід: у деяких месенджерах передбачена функція бродкастингу – можливість відправляти одне повідомлення обраному листу контактів, а кожна людина отримає його як персональне. Тож можна скористатися й таким варіантом.

…І трохи про безпеку

Яким би зручним та ефективним не було ділове спілкування в месенджерах, варто пам’ятати про ще один бік цього комунікативного питання – жоден месенджер не може гарантувати 100% захисту даних, бо всі ці програми працюють на смартфонах, у яких можуть бути свої проблеми з так званим безпековим блоком.
Колишній заступник технічного директора Telegram Антон Розенберг про захист даних у месенджерах каже так: «Якщо вам треба передати щось по справжньому конфіденційне, найкраще зробити це особисто, в лісі і під дощем. І, зрозуміло, залишивши телефони вдома». Тобто посил цілком зрозумілий: дійсно цінну інформацію довіряти месенджерам все ж не варто.

Загалом експерти з безпеки дають такі поради щодо спілкування в месенджерах:
1. Давати не номер телефона, а нікнейм, – звісно, якщо є така можливість.
2. Не залишати пристрій увімкненим без нагляду. Вимикати його або переводити у режим сну щоразу, коли він не використовується навіть протягом кількох хвилин. Налаштувати запит пароля при кожному увімкненні.
3. Надсилати конфіденційну інформацію лише знайомим людям.
4. Пам’ятати, що операційна система Apple більш захищена, ніж Android.
5. Якщо обрали Android, то користуйтесь Google. Пряма підтримка операційної системи виробником може гарантувати зокрема своєчасні оновлення системи безпеки.

Важливо
Умовно безпечними месенджерами фахівці нині вважають Signal і WhatsApp.