ВІСНИК

Візитка – картка для особистої презентації

У своїй книзі «Закони бізнесу» відомий бізнес-тренер Крісті Лі пише: «Візитна картка – важлива складова ділового успіху. Це ефективна і водночас недорога форма реклами… Візитка – це стратегічна зброя. Не шкодуйте карток. Відповідь на питання: «Чим ви займаєтеся?» завжди повинна лежати у вас в кишені…». Про те, що це дійсно так, людство зрозуміло давно.

З історії питання
Ділові візитки з’явилися в Китаї 2,5 тис. років тому. У ті часи кожен чиновник держави зобов’язаний був мати червону візитку, на якій були вказані його ім’я та посада. Були й індивідуальні візитівки (тонкі бамбукові дощечки та шовкові клаптики), на яких указувалося ім’я особи, яка подає прохання або робить візит, та коротко викладалася сама суть прохання або тема візиту.
Загалом слово «візитка» походить від французького «visit», що в перекладі означає «відвідування». А родоначальником ділового етикету вручення візитних карток вважається король Франції Людовик ХІV. У ті часи за картку служили різні прикраси та предмети розкоші, які вказували на статус власника аксесуара.
Перші ж друковані екземпляри візитних карток з’явилися у Німеччині в ХVІІІ столітті і найвідомішим колекціонером карток тих часів був знаменитий Йоганн Гете. Коли друкарська справа стала більш поширеною, візитками почали користуватися й люди середнього класу. Згодом візитівка стала незамінним атрибутом ділової людини.

На різні випадки
Усі візитні картки поділяються на такі типи:
колективні (належать певній соціальній, професійній групі) та
індивідуальні (належать безпосередньо конкретній людині).
Водночас колективні візитки можна розділити на:
• корпоративні (представницькі);
• картки фірми;
• сімейні.
Корпоративна візитна картка зазвичай не містить імен і прізвищ. При друці в ній указується інформація про компанію, сферу діяльності, перелік послуг, що надаються, контактні телефони, карта проїзду, електронна адреса та вебсайт. Зазвичай корпоративна візитка відображає фірмовий стиль компанії, має рекламний характер і в основному використовується на виставках, конференціях, з’їздах тощо.
Картка фірми містить лише назву установи (організації) та виконує функцію супроводження, коли щось надсилається іншій установі або людині (кореспонденція, квіти, листівки тощо).
Сімейна візитна картка належить певній родині і, відповідно, містить інформацію про сім’ю. Такого роду візитки використовуються при знайомстві з іншою родиною, для поздоровлення спільних друзів, а ще її кладуть до сімейних подарунків.
Індивідуальні візитки поділяються на такі види:
• особистісна;
• ділова.
Особистісна візитна картка в основному використовується в неформальному спілкуванні, при дружньому знайомстві. У такій візитці, як правило, вказуються ім’я, прізвище і телефонний номер власника. Також можуть зазначатися його хобі, сфера інтересів. Усі дані, пов’язані з професійною діяльністю (установа, посада тощо), не пишуться. Друк візитки може бути виконаний у будь-якому стилі і розроблятися відповідно до індивідуальних уподобань власника.
Ділова візитна картка використовується з метою презентації себе в діловому суспільстві. Ділова візитка повністю представляє людину з позиції її статусу в компанії, фірмі або організації. На діловій візитці обов’язково вказуються ім’я (ім’я та по батькові), прізвище, посада її власника, а також назва та адреса установи, де він працює, контактні номери телефонів, електронна адреса та, за наявності, сайт відомства чи компанії.

Правила дизайну
У розробці візитки використовується фірмовий стиль компанії і логотип. Такі візитки зазвичай мають строгий дизайн.
Стандартна ділова візитка – це прямокутний шматок щільного паперу розміром 5 х 9 cм. Для жінок або чоловіків – непосадових осіб можуть виготовлятися візитки 4 х 8 см. Менеджери вищої ланки можуть дозволити собі візитки розміром 6 х 9 см або 6 х 10 см.
Євростандарт візитки – 5,5 х 8,5 см.
Візитки державних чиновників мають деякі своєрідні відмінності. На них необов’язково вказувати адресу, а замість логотипу наносять герб і прапор. Відсутність адреси на інших ділових візитках неприпустима.
Норми ділового європейського етикету диктують для оформлення візиток такі правила:
•   текст повинен бути написаний темними буквами на світлому тлі або світлими літерами на темному тлі;
•  стиль візиток має бути строгим, шрифт простим і легким для читання, але не каліграфічним;
•  важливо приділити увагу паперу, він повинен бути відмінної якості, злегка тонованим або мати сатиновану поверхню;
•  зворотний бік візитки має бути обов’язково чистим, щоб людина могла залишати на ній позначки і записи;
•  якщо власник візитки співпрацює з іноземними партнерами, то мусить мати також комплект візиток англійською мовою.
Не відповідає нормам ділового етикету таке використання візитної картки:
•  перелічування численної кількості регалій її власника (навіть якщо людина є дійсним членом кількох всесвітньо відомих академій);
•  зображення гербів та інших символів влади, якщо до цієї влади персона жодного відношення не має;
•  розміщення на візитці водоспадів, пейзажів, фотографії улюбленого кота (на ділових партнерів це може справити неоднозначне враження);
•  замовлення візитки з власною фотокарткою, яка там не передбачена в принципі;
•  оформлення золотим або срібним тисненням імені, прізвища або регалій (це свідчить про пихатість або просто поганий смак);
•  використання двосторонніх візиток, де одна сторона надрукована українською мовою, а друга – англійською, вважається ознакою поганого тону й економії грошей.

Мова символів
Візитна картка – це не лише ваше «ділове обличчя», а й засіб передачі необхідної інформації за допомогою спеціальної міжнародної символіки. Знову ж таки, ця символіка прийшла до нас із французької мови і в ділових колах її розуміють в усіх країнах світу. Знання символіки свідчить про певну етично-комунікаційну освіту та широкий бізнес-кругозір. Зовсім не обов’язково знати, як звучать ці слова, головне, запам’ятати значення скорочень, адже це – міжнародна азбука презентації та ділового спілкування.

Важливо
Такі спеціальні позначення пишуться на зворотному боці візитної картки в лівому нижньому кутку.
Роблять такі надписи олівцем.

Отож, тепер більш детально про надписи на візитках, які треба уміти читати і писати.
Р.Р. (Рour presentation) – «для подання». Такий напис роблять з метою знайомства, рекомендації. Візитку з такою позначкою вкладають у конверт з рекомендаційним листом.
P.F.C. (Рour faire connaissance) – «з приводу знайомства». Візитку з таким написом можна надіслати після того, як відбулася ділова зустріч, і це свідчитиме про зацікавленість у контакті та серйозному ставленні до партнера.
P.P.C. (Pour prendre conge) – «з приводу прощання». Такий напис доречний на візитці, яка надсилається для сповіщення про від’їзд, якщо ви бажаєте попрощатися заочно, не маючи можливості зробити це особисто. Часто наші посадовці та бізнесмени, буваючи за кордоном і встановлюючи зв’язки і партнерські відносини, їдуть, не попрощавшись з новими партнерами і не сповістивши їх про від’їзд, – це порушення ділового етикету, яке не сприяє закріпленню контактів.
P.F. (Рour fete) – «до свята». Візитна картка з цим написом може доповнити подарунок, букет квітів, зразок продукції, які надсилають з нагоди якогось свята в діловому або у світському житті. Якщо ваші відносини лише офіційні, візитівка з таким написом може замінити вітальну листівку.
P.F.F.N. (Рour faire fete nationale) – «з нагоди національного свята». Не забувайте вітати своїх партнерів з їхніми національними святами. Повага до національних традицій і свят допоможе вам бути в очах колег надійним і уважним партнером, а також патріотом і людиною з глибокими національними переконаннями.
P.F.N.A. (Рour fete Nouvel An) – «з нагоди Нового року». Якщо ж від партнерів уже отримана візитка з новорічним привітанням, то, бажаючи подякувати за це і привітати водночас, використовують напис P.R.F.N.A. (Рour remercier er fete Nouvel An) – «з вдячністю і новорічними привітаннями».
P.R. (Рour remercier) – «з вдячністю». Візитка з цим написом може замінити лист подяки після отримання подарунків, квітів, рекламних матеріалів, надання будь-яких послуг, а також після певного прийому.
P.C. (Рour condoleances) – «співчуття». Таку візитну картку можна відправити разом з квітами, грошовим внеском або замість листа з нагоди смерті когось із партнерів, його родича або співробітника, а також з приводу національної жалоби чи інших трагічних подій.
P.R.V. (Рour rende visite) – «отримання запрошення». Візитку з таким написом вкладають у конверт з відповіддю на запрошення, підтверджуючи цим, що ви готові до візиту.

Зверніть увагу!
Візитні картки з буквами P.R та P.P.C. прийнято залишати без відповіді.
Як відповідь на візитки зі скороченнями P.C.
та P.F.C. посилають свою візитку з літерами P.R.

Обмін візитками
Одним з важливих моментів ділового етикету є церемонія обміну візитками. Взагалі обмін візитками – це сценарій, де кожному відведено певну роль.
Візитні картки найчастіше вручають особисто. Загалом у «візитному» етикеті діє принцип старшинства. При знайомстві першим вручає свою візитну картку той, чий ранг чи посада нижчі.
Якщо соціальний статус співрозмовників рівний, то першим пропонує візитну картку молодший за віком партнер. Якщо ж і вік, і посада однакові, то стати ініціатором обміну візитками може більш ввічлива, активна чи зацікавлена у контакті людина.
Отримуючи візитну картку, вивчіть її і відразу не ховайте. Виявляючи пошану, треба уважно (хоч і недовго) розглянути картку і обов’язково вимовити прізвище, ім’я або посаду її власника. Це може бути фраза ввічливості: «Спасибі, пане Васильківський», «Дуже приємно, пані Ларисо».
На початку ділової зустрічі візитні картки спочатку вручають господарі, потім гості. При передачі візитки її повертають шрифтом від себе, даючи можливість діловому партнеру відразу прочитати наявну на ній інформацію. Таке вручення свідчить про чемність і увагу до одержувача.

Важливо
Чоловік першим вручає жінці візитку і при цьому жінка не зобов’язана вручати свою картку у відповідь.

Партнерам з Японії чи Китаю візитну картку передають двома руками, ввічливо вклоняючись, і чим важливіша персона, тим нижчим має бути уклін. Представникам мусульманських країн візитку, так само, як і подарунки, вручають тільки правою рукою. За місцевими традиціями, ліва рука у цих народів вважається «нечистою».
За правилами ділового етикету, передача візитки після закінчення ділової розмови свідчить про те, що спочатку інтерес до зустрічі був невеликий.
Після процедури обміну візитками доцільно розмістити їх на столі перед собою в тому порядку, у якому сидять партнери, щоб правильно вимовляти і не плутати імена.

Важливо
І в жодному разі не грайтеся врученою візитною карткою. Такими діями ви можете образити свого співрозмовника чи партнера.

І найголовніше, варто пам’ятати: якщо у нашій країні до відсутності візитних карток ставляться поблажливо і можуть записати контактну інформацію просто на аркуші паперу, то в багатьох європейських та східних країнах відсутність візитки може негативно вплинути на особистий імідж та репутацію компанії чи відомства. Закордонний партнер може сприйняти це як несерйозність відносин або незацікавленість у продовженні та розвитку ділових контактів.
Отже, здавалося б, крихітний шматочок картону, на який ми іноді не звертаємо належної уваги, може зіграти в діловому житті помітну роль. Візитка може виставити людину в кращому світлі, а може й зганьбити.
Та найголовніше – візитна картка народжує те враження, яке ви або ваша компанія справляють на співрозмовника. Тому до оформлення візитки і вміння з нею поводитися варто придивитися пильніше. І тоді шматочок паперу може надати величезну послугу в розвитку вашої справи.